Dette er KOA Klinikkens foreløpige personvernerklæring.
Behandleren din har taushetsplikt. Her forklarer vi hva vi registrerer når du besøker nettsiden vår, bestiller time eller får behandling hos KOA. Du kan også lese hvem som har tilgang til journalen din og hvordan du ber om innsyn.
Når du tar kontakt eller bestiller time
Vi bruker navnet ditt og kontaktopplysningene dine for å svare deg eller ringe deg tilbake. Når du bestiller behandling eller treningsveiledning, registrerer vi også hva du har bestilt, hos hvem og når. Da kan vi holde av timen, sende påminnelser og hjelpe deg med endringer.
Det behandleren skriver i journalen
Behandleren din har plikt til å dokumentere helsehjelpen. Det kan være hva plagene hindrer deg i å gjøre, hva undersøkelsen viser, og hva dere blir enige om å jobbe mot. Hvis øvelser inngår i rehabiliteringen, dokumenterer behandleren det som er relevant for oppfølgingen din. Det samme gjelder ved en videokonsultasjon.
Opplysningene kommer fra deg og behandlerens undersøkelser. Vi kan også motta henvisninger, undersøkelsessvar eller en lovlig overført journal. Ved behov ber vi om fødselsnummer eller annen sikker identifikasjon, slik at opplysningene havner i riktig journal.
Ansvar og kontakt
KOA Klinikken AS er behandlingsansvarlig for personopplysningene vi bruker på nettsiden, ved kontakt med klinikken, ved timebestilling og i pasientjournalen. KOA har ansvar for at opplysningene behandles i samsvar med personvernregelverket, og for å styre tilgangen til journalsystemet. Behandleren din har ansvar for helsehjelpen du får, og for egne journalnotater. Kontakt KOA dersom du har spørsmål eller vil bruke rettighetene dine.
KOA Klinikken AS, org.nr. 838 573 142. Møllergata 39, 0179 Oslo. E-post: post@koaklinikken.no.
Betaling
Vi bruker opplysninger om timen, beløpet og betalingen til oppgjør, faktura og regnskap.
Det rettslige grunnlaget
Timebestilling og betaling bygger på avtalen med deg eller forespørselen din før bestilling (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Journalføring og bokføring er lovpålagt (bokstav c). Journalplikten følger av helsepersonelloven §§ 39 og 40. For helseopplysninger som trengs for å gi eller administrere helsehjelp, gjelder også GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav h. Det omfatter helseopplysninger i timebestillingen.
Generelle henvendelser og nettsikkerhet bygger på vår berettigede interesse i å svare deg og beskytte nettstedet (artikkel 6 nr. 1 bokstav f).
Tilgang til opplysningene dine
Hver person får tilgang til det som trengs for å gjøre en konkret oppgave. Resepsjonen kan se når du har time og hos hvem. Behandleren kan lese opplysningene som trengs for å følge deg opp. Oppslag i journalen loggføres.
Ved henvisning kan vi dele nødvendige opplysninger med annet helsepersonell etter reglene om taushetsplikt. Ved oppgjør med Helfo eller et forsikringsselskap deler vi bare det vi har grunnlag for å gi. Arbeidsgiveren din får ikke tilgang til journalen ved å betale for timen.
Systemer og leverandører
SolvIT leverer timeboken og pasientjournalen vår. Vi bruker også leverandører til nettside, e-post, SMS, betaling og regnskap. Leverandører som bruker opplysninger på våre vegne, er bundet av databehandleravtaler og må følge instruksene våre.
Når du besøker nettsiden
Nettsiden driftes hos Hostinger. Når du åpner en side, brukes IP-adressen din til å levere innholdet og ivareta drift og sikkerhet. Kontaktsiden viser et innebygd kart fra OpenStreetMap. Lenken for veibeskrivelse åpner Google Maps.
Vi oppdaterer denne erklæringen når oversikten over tekniske logger, lagringstid, informasjonskapsler og eventuelle overføringer utenfor EU/EØS er avklart.
Hvor lenge vi oppbevarer opplysningene
Vi oppbevarer journalen så lenge den kan være nødvendig for helsehjelpen, eller så lenge loven krever det. Praktiske beskjeder og timeopplysninger utenfor journalen slettes når de er fulgt opp og vi ikke lenger trenger å dokumentere saken. Regnskapsbilag oppbevares som hovedregel i fem år etter regnskapsårets slutt.
Innsyn og andre rettigheter
Du kan be om innsyn i opplysningene dine, en kopi av journalen og en oversikt over hvem som har åpnet den. Du kan be om retting eller sletting. For journalopplysninger gjelder egne lovvilkår. Som hovedregel kan du motsette deg at opplysninger gjøres tilgjengelige for annet helsepersonell. Behandleren kan forklare hva det betyr for oppfølgingen din.
Du kan protestere når grunnlaget er berettiget interesse. Når vilkårene er oppfylt, kan du be om begrenset bruk eller få utlevert opplysninger i et format du kan ta med til en annen tjeneste.
Vil du bruke en av disse rettighetene? Send en kort beskjed til daglig leder på post@koaklinikken.no og be om å bli kontaktet. Vi avtaler en sikker kanal for helseopplysninger og fødselsnummer. Hold slike opplysninger utenfor vanlig e-post og SMS.
Du kan klage på vår bruk av personopplysninger til Datatilsynet. Får du avslag på innsyn, retting eller sletting i journalen, kan du klage til Statsforvalteren.